Comment intégrer vos équipes dans le déploiement d’un ERP ?

Pour qu’un ERP fonctionne dans une entreprise, il est important d’avoir l’adhésion totale de vos équipes. La mise en place d’un logiciel ERP est un grand changement, il va être au coeur de votre entreprise et gérer toutes vos données. Si le déploiement d’un ERP dans votre entreprise vous apportera croissance et performance, cela reste un changement important de vos processus qui va bousculer le quotidien de vos équipes. Afin que l’intégration de votre futur système d’information soit une réussite, l’implication de vos collaborateurs est importante. Pour cela, vos équipes ont besoin de comprendre les enjeux et les bénéfices de l’outil ainsi que leur implication dans le projet.
Afin d’aider au mieux vos équipes dans ce changement, votre entreprise devra avoir un rôle d’accompagnement afin de faciliter l’utilisation de l’outil à vos collaborateurs et d’en faciliter son implémentation dans vos processus.

Comment impliquer vos équipes dans ce changement ?

1 – Impliquer vos équipes dès la prise de décision

Lors de la phase de recherche de votre futur logiciel de gestion, n’hésitez pas à impliquer et questionner les utilisateurs finaux. Ces derniers se sentiront davantage impliqués et leurs missions seront clairement définies dans l’élaboration du projet. Cela aura également un impact dans le choix de votre futur système d’informations.

Enfin, cela vous permettra de choisir une solution adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise et de vos équipes. Selon la taille de votre entreprise, cette implication va prendre diverses formes (réunions en physiques ou sondage(s) à envoyer à vos équipes) afin de comprendre leurs attentes par rapport à ce nouvel outil. C’est également ainsi que vous pourrez affiner davantage vos besoins et choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise.

2 – Nommer une équipe référente

Votre projet ERP doit être suivi par une équipe interne à votre entreprise, afin d’en garantir sa cohérence. Cette équipe devra se composer de 2 à 3 collaborateurs avec des rôles bien définis. Ces derniers devront s’assurer de la bonne mise en place de l’ERP par l’intégrateur choisi et vérifier le respect du cahier des charges. Ils seront le lien entre votre entreprise et l’intégrateur de votre solution, afin d’assurer la bonne conduite du projet.

3- Communiquer autour du projet ERP

Afin d’impliquer vos collaborateurs dans l’intégration d’un ERP, il est important de mettre en place une communication régulière. Cette communication sera à déterminer en fonction de la taille de votre entreprise et/ou de l’éloignement géographique de vos collaborateurs (réunions physiques ou mails d’informations). Votre communication aura pour but d’informer vos équipes sur le déroulement du projet, de les rassurer, ou encore d’expliquer le rôle de chacun dans ce changement, etc.

Il est également intéressant de repérer les collaborateurs qui semblent réfractaires à la mise en place d’un ERP dans votre entreprise, afin d’écouter leurs réticences et répondre à leurs interrogations. Pour qu’un ERP fonctionne dans une entreprise, il est important d’avoir l’adhésion totale de vos équipes. Informez-vous auprès de vos collaborateurs, afin de savoir s’ils sont prêts à faire face à ce changement technologique. C’est indéniable qu’un ERP facilitera les missions de vos salariés, mais c’est également une étape qui demande du temps et de la formation. S’ils sont réticents, c’est important de les convaincre en leur présentant les avantages que l’outil pourra apporter à l’entreprise mais aussi à leurs missions quotidiennes.

4 – Assurer la formation de vos équipes

La formation de vos collaborateurs est un élément déterminant dans la réussite de votre projet. La mise en place d’un ERP va bouleverser le quotidien de vos équipes qui devront se former à l’utilisation d’un nouvel outil, et modifier et/ou abandonner leurs anciens processus. Afin de s’adapter au mieux à cette nouvelle solution, vos collaborateurs vont devoir être accompagnés. Évidemment, votre intégrateur jouera un rôle important dans cet accompagnement, mais votre entreprise devra également s’impliquer afin d’assurer le suivi et la mise à disposition des informations aux différents utilisateurs (documentations, assistance, etc.). Ce n’est qu’en maîtrisant l’outil, que vos collaborateurs apprécieront les avantages de cette solution pour la gestion de vos informations, et laisseront ainsi leurs anciens processus au placard.

5 – Rester à l’écoute des utilisateurs

Une fois le déploiement de votre ERP réalisé et vos équipes formées, des mesures correctives peuvent être effectuées sur votre système d’information afin de l’adapter davantage à vos besoins, ou pour régler d’éventuels problèmes. Ce sont les utilisateurs quotidiens de l’ERP qui vont repérer les éventuelles corrections à venir. Nous vous conseillons donc de rester à l’écoute de vos collaborateurs afin qu’ils vous informent de leurs besoins sur l’utilisation de l’outil.

La mise à jour par l’éditeur de votre logiciel, ou l’ajout de nouveaux modules, peuvent nécessiter un nouveau besoin de formation de vos équipes. Vous devrez donc être attentif à ces besoins pour que vos équipes maintiennent une bonne utilisation du logiciel.

Ces conseils vous permettront de fédérer et impliquer vos équipes autour de votre projet ERP, afin d’en garantir sa réussite. L’adhésion de vos collaborateurs est un élément important dans l’implémentation d’un système d’information. Ainsi, il est important de les mobiliser durant toutes les phases du projet, même après le déploiement de votre système d’information, afin de garantir son utilisation optimale.