Les étapes de la mise en place d’un projet ERP

Pour commencer, qu’est-ce qu’un ERP ?

Un logiciel ERP (Entreprise Ressources Planning – en anglais) est un progiciel permettant la gestion de l’ensemble des processus opérationnels de votre entreprise. Cet outil présente de nombreux avantages pour votre entreprise : centralisation de vos données, facilitation de votre gestion quotidienne ou encore un gain de temps et de productivité.

Cependant, pour garantir sa réussite, le déploiement d’un projet ERP nécessite quelques étapes que nous allons vous détailler dans cet article.

Les étapes de la mise en place de votre projet ERP

1 – La phase d’étude

La phase d’étude est la phase la plus importante de votre projet. C’est à ce moment que vous allez décider des besoins de votre entreprise afin de choisir une solution adaptée.

• Faire un état des lieux de votre entreprise. Ici, vous devrez définir vos besoins actuels et futurs, les faiblesses de votre système d’information actuel, vos projets à venir, vos projets d’évolution, les fonctions nécessaires que vous avez besoin de retrouver dans votre futur ERP.

• Nommer une équipe référente ERP dans votre entreprise. Cette équipe devra se composer de 2 à 3 collaborateurs avec des rôles bien définis. Le rôle de cette équipe sera de garantir le bon déroulement du projet et d’en garantir sa cohérence. Elle devra également s’assurer de la bonne mise en place de l’ERP par votre intégrateur et vérifier le respect du cahier des charges.

• Définir clairement vos besoins, avec la rédaction d’un cahier des charges sur lequel vont s’appuyer les intégrateurs que vous allez solliciter pour le choix de votre ERP. C’est dans ce cahier des charges que vous allez renseigner toutes vos attentes et vos besoins concernant votre future solution.

2 – Choisir une solution adaptée à votre entreprise

• Choix d’une solution et d’un intégrateur. A la suite de votre benchmark, vous allez choisir un intégrateur en fonction d’une solution, ou inversement. Vérifiez cependant que la solution choisie soit en adéquation avec la taille de votre entreprise, de votre nombre d’utilisateurs et de vos besoins. N’hésitez pas également à demander des références à votre futur intégrateur afin de vous assurer sa capacité à piloter votre projet.

• Choix du mode de déploiement. 4 choix s’offrent à vous pour le déploiement de votre solution :

1. On premise : il s’agit d’une installation classique au sein de votre entreprise.
2. Cloud privé : cela nécessite l’installation d’une application accessible à distance sur des serveurs propres dans un data center.
3. Cloud public : il s’agit d’un hébergement mutualisé d’une application accessible à distance sur des serveurs tiers.
4. Cloud hybride : cela nécessite l’installation d’une application accessible à distance à la fois sur des serveurs propres et tiers.

3 – Le déploiement

Une fois votre intégrateur, votre solution et le mode de déploiement choisi, arrive la phase de déploiement.

• Mettre à jour votre infrastructure. Avec la mise en place de votre projet ERP, vous allez devoir faire un état des lieux de votre matériel informatique et évaluer vos besoins (en serveur, pour le renouvellement de postes informatiques, l’achats de supports mobiles, etc.). Si vous ne souhaitez pas changer vos postes informatiques, assurez-vous de leur robustesse pour avoir une utilisation optimale de votre système d’information.

• Déploiement. Cette phase consiste à la mise à disposition de votre logiciel ERP sur tous les postes de vos utilisateurs.

• Tests et paramétrages. Après le déploiement, et suite aux différentes utilisations de vos collaborateurs, ces derniers vous feront remonter d’éventuel(le)s erreurs ou besoins qui nécessiteront des ajustements. Une croissance de votre entreprise peut également demander l’ajout de nouvelles fonctionnalités ou le développement de champs supplémentaires à votre outil.

4- L’exploitation

Ça y est, votre ERP est prêt à l’emploi ! Cependant, les étapes de la mise en place de votre ERP ne s’arrêtent pas là :

– Formations de vos collaborateurs. La formation des utilisateurs de l’outil est primordiale pour assurer son adoption et une utilisation optimale.

– Évolution de votre ERP. La mise en place de votre ERP est évolutive. Vous pourrez être amené à demander l’ajout de nouvelles fonctionnalités pour l’adapter davantage aux besoins de votre entreprise.

– Mise à jour de votre ERP. Afin de conserver un logiciel performant, de nouvelles versions et mises à jour de votre ERP pourront vous être proposées par votre éditeur/intégrateur.

Afin de mesurer la réussite de votre projet ERP, assurez-vous que les objectifs définis au départ du projet, sont atteints.