Pourquoi utiliser un logiciel de dématérialisation des fiches de paie ?

Depuis le 1^er Janvier 2017, la loi El Khomri autorise les employeurs à mettre en place la dématérialisation des fiches de paie sans autorisation préalable des salariés. La version dématérialisée des fiches de paie a la même valeur juridique que les versions papier et les salariés ont parfaitement le droit de s’opposer à cette dématérialisation s’ils préfèrent conserver la version papier.

Saviez-vous que seulement 20% des salariés français reçoivent leurs bulletins de paie de manière dématérialisée ? Néanmoins ils sont 58% à être favorables aux bulletins de paie électroniques.

Pourtant, la dématérialisation des fiches de paie est avantageuse sur de nombreux points, pour l’entreprise comme pour le salarié, et c’est ce que nous vous proposons de découvrir à travers cet article.

Un gain de temps et des économies

Pour l’entreprise, c’est un gain de temps et des économies considérables. En effet, aucun frais supplémentaire lié aux fournitures de bureau (papier, encre, imprimante etc..) n’est engendré. Sur le long terme, il s’agit d’économies non négligeables pour une entreprise.

Une facilité d’accès

De son côté, le salarié a accès à ses fiches de paie en permanence ; elles sont accessibles facilement et rapidement depuis n’importe quelle machine ayant une connexion à internet.

Une rapidité d’envoi

Même si certaines personnes semblent attachées au format papier, l’envoi des fiches de paie retarde la réception de cette dernière. Selon la région dans laquelle vous vous situez, la réception peut prendre entre 2 et 5 jours. En optant pour une solution de dématérialisation, les fiches de paies sont envoyées et accessibles en quelques minutes par l’ensemble de vos collaborateurs.

Des données sécurisées

Les plateformes de dématérialisation de fiche de paie comme par exemple Pagga, une solution Lucca, répondent aux normes de sécurité les plus élevées. Vos données et celles de vos collaborateurs sont en sécurité, pour votre plus grande tranquillité.

Une traçabilité fiable

Un logiciel ou une plateforme de dématérialisation des fiches de paie permet une meilleure traçabilité. En effet, vos collaborateurs et vous-même avez accès à l’historique des fiches de paie en quelques clics. La plateforme fait office de Cloud avec l’archivage des fiches de paie sur plusieurs années.

Amélioration de la productivité

Un logiciel de dématérialisation des fiches de paie augmente considérablement la productivité de vos équipes puisqu’il permet aux ressources humaines d’éviter d’effectuer des tâches chronophages telles que l’impression, la mise sous pli, et l’envoi des fiches de paie. L’archivage est également intégré au logiciel de dématérialisation des fiches de paie, cela évite à vos équipes un classement physique long et fastidieux. Cela vous permet aussi en cas de contrôle de l’inspection du travail, d’avoir rapidement et facilement accès à tous les bulletins de paie de l’entreprise.

La dématérialisation des bulletins de paie permet également à vos salariés de ne plus dépendre du service des ressources humaines pour l’impression de leurs bulletins de paie, ils sont ainsi autonomes sur cette tâche.

Pour conclure, la dématérialisation des fiches de paie n’est pas obligatoire, cependant elle offre de nombreux avantages pour l’entreprise mais aussi pour ses salariés. En plus d’avoir la même valeur juridique que la version papier, elle permet de gagner du temps mais aussi de faire des économies sur les fournitures de bureau.

Il ne faut pas oublier que vous faites également un geste pour la planète en limitant les émissions de gaz à effet de serre liées au transport du courrier.

La dématérialisation des fiches de paie facilite la traçabilité ainsi que la sécurité des données. Elle offre aux utilisateurs une facilité d’accès incomparable, ce qui a pour effet de booster la productivité des ressources humaines qui peuvent se consacrer uniquement aux tâches essentielles pour le développement de votre entreprise.