Organiser le télétravail : Les bonnes pratiques à mettre en place

Nous sommes actuellement dans un nouveau confinement où le gouvernement encourage le télétravail pour les secteurs d’activité qui le permettent. Le télétravail, déjà bien implanté avant la crise sanitaire, est désormais omniprésent dans la vie d’une entreprise. Cependant, l’utilisation de ce mode de travail soulève plusieurs questions : Comment rendre mes collaborateurs productifs, même à distance ? Comment bien organiser le télétravail ? Comment maintenir la motivation de mes collaborateurs ?, etc.

L’organisation

Afin de maintenir le contact avec les collaborateurs et booster leur implication au travail, une organisation devient indispensable. Pour cela, une structuration, des objectifs et un planning précis permettront à vos collaborateurs de rester concentrés et de travailler efficacement à distance.

Au sein d’une entreprise, la communication est un facteur clé d’efficacité. Une bonne communication est primordiale pour que tous les rouages s’imbriquent parfaitement. En télétravail il faut davantage porter un intérêt aux échanges d’informations en interne, les faciliter et les rendre toujours plus rapides afin de maintenir un lien avec vos équipes.

Pour continuer le management à distance, organiser des réunions régulières permettra à vos collaborateurs de se sentir entourés et accompagnés, même à distance. La programmation de points réguliers est essentielle pour le bon fonctionnement du travail en distanciel. Ils permettent non seulement de garder vos équipes motivées mais ils permettent également à vos collaborateurs de se sentir impliqués quant à la réalisation des objectifs fixés en amont. Les points réguliers mettent vos équipes au même niveau d’information, et une équipe coordonnée est un facteur clé de réussite. C’est important de maintenir le lien avec vos collaborateurs afin de booster leur motivation mais aussi afin qu’ils ne se sentent pas isolés dans cette période difficile. Des points réguliers vous permettront également d’interroger vos collaborateurs sur leur état de santé psychologique et leurs conditions de travail à la maison, afin de leur proposer des ajustements au besoin et créer un environnement de travail propice à productivité.

Enfin, afin de mesurer l’état de santé psychologique de vos collaborateurs, pourquoi pas créer un questionnaire en interne pour les sonder sur leurs difficultés, leurs besoins ou encore leurs attentes à la suite de cette crise sanitaire. Cela vous permettra de leur proposer des solutions pendant et après la crise et de montrer votre présence.

Avec différents supports et outils, il est tout à fait possible de varier les moyens de communication pour suivre vos collaborateurs, poursuivre les échanges entre eux et maintenir les réunions malgré la distance.

Les outils

Sélectionner les bons outils est une étape importante, cela vous permettra à vous et à vos équipes de rester efficaces et compétitifs en télétravail, mais aussi de maintenir le lien.

Voici quelques moyens/outils pour faciliter la collaboration :

• Les mails (pour échanger sur des projets, maintenir un lien avec les collaborateurs, les clients/prospects et les prestataires)

Les + : L’envoi de mails est une action rapide et cela vous permet de suivre les échanges.

• Les appels téléphoniques (pour maintenir un lien en interne et avec les collaborateurs, les clients/prospects et les prestataires)

Les + : Les appels favorisent la discussion professionnelle comme personnelle afin de maintenir le lien social.

• Les outils de visioconférence (pour organiser des réunions/points à distance)

Les + : La visioconférence favorise la discussion et permet d’interagir avec la communication verbale et non verbale.

• Les outils de chat (pour faciliter les échanges internes et maintenir un lien social)

Les + : Les messageries instantanées favorisent les échanges professionnels et personnels de manière quasi-instantanée afin de maintenir un lien social ou faire des retours rapides entre collègues.

• Un logiciel ERP (pour faciliter l’échanges de données, de documents et d’informations)

Les + : Un système d’information permet à tous vos collaborateurs, même à distance, d’avoir accès aux mêmes ressources et régulièrement mises à jour.

• Des outils SIRH (pour faciliter les ressources humaines à distance)

Les + : Les outils SIRH offrent la possibilité de poser des congés, de créer des notes de frais ou de recevoir son bulletin de paie de manière dématérialisée et instantanée. Cela facilite les échanges entre vos équipes RH et le reste de vos collaborateurs.

• Un outil CRM (pour faciliter la relation client à distance)

Les + : Le CRM vous permet, même à distance, de centraliser les données clients et prospects ainsi que vos interactions avec ces derniers. Vos équipes sont ainsi continuellement informées des actions, qu’elles se déplacent sur le terrain ou qu’elles soient en télétravail.

• etc.

La crise sanitaire a eu pour conséquence de démocratiser le télétravail, et il est devenu une source de préoccupation pour beaucoup d’employeurs et de salariés. Il est donc primordial, pour aujourd’hui et pour demain de prendre le temps de l’organiser de la meilleure manière possible afin de rester compétitif pendant la période de crise sanitaire, mais également pour répondre aux attentes de certains collaborateurs concernant le travail de demain.

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