Télétravail : La boîte à outils de l’équipe Groupe Ténor

À la suite de la crise sanitaire de COVID 19 et comme beaucoup d’entreprises, nos collaborateurs n’ont pas encore totalement repris le chemin des bureaux.  Afin d’offrir à nos salariés le confort nécessaire dont ils ont besoin en télétravail, tout en conservant le lien entre eux, nous avons développé une boîte à outils permettant à nos collaborateurs de travailler à domicile sans contrainte.

1. Les outils de communication en télétravail

Avant même l’obligation de télétravailler liée aux différents confinements, nous avions déjà adopté des outils de communication interne afin de faciliter les échanges entre les différentes agences du Groupe. En effet, nous possédons des agences partout en France et à l’étranger, c’est pourquoi nous avions besoin d’un outil permettant de communiquer facilement entre l’ensemble des collaborateurs du Groupe. Pendant cette crise, nous avons évidemment conservé ces outils afin de maintenir un lien entre tous les collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou en télétravail. Pour cela nous utilisons l’outil de messagerie instantanée Microsoft Teams. Cette solution permet à l’ensemble de nos collaborateurs d’échanger de manière individuelle avec un collègue, un client ou un prospect, de créer des équipes afin d’échanger sur un projet commun, de créer des canaux de communication ou encore d’organiser des réunions à distance en visioconférence. Ainsi, que nos collaborateurs soient au bureau ou en télétravail, ils peuvent maintenir des échanges, en dehors des mails ou des appels téléphoniques, et être informés des dernières actualités de l’entreprise.

2. L’accès sécurisé aux données

Pour maintenir une cohérence au sein des équipes, et assurer la réalisation de leurs missions, il est nécessaire que nos collaborateurs aient un accès aux données dont ils ont besoin. Afin d’accéder aux documents de l’entreprise en toute sécurité, nous utilisons un VPN permettant d’accéder à un serveur à distance. Ainsi, l’ensemble des collaborateurs peuvent consulter des fichiers instantanément et ce, même en télétravail. Pour les données de l’entreprise, nous utilisons également notre ERP et notre CRM Divalto qui nous permettent de centraliser nos données et de les consulter à distance.

Enfin, pour notre communication interne, nous utilisons également l’outil Microsoft SharePoint afin de partager les fichiers communs à l’ensemble des collaborateurs.

3. Les outils de gestion des ressources humaines

Les outils de gestion des Ressources Humaines nous permettent de gagner un temps précieux sur les processus administratifs.  Au sein du Groupe Ténor, les solutions SIRH Lucca nous permettent de gérer les notes de frais grâce à la fonctionnalité Cleemy, les fiches de paie grâce à Pagga ou encore les congés et les arrêts maladie par le biais de Figgo. La force de ces outils résident dans leur accessibilité et dans leur mobilité : ils sont disponibles sur ordinateur, téléphone et tablette. Ils accompagnent et simplifient le quotidien de nos collaborateurs et du service RH, qu’ils soient au bureau ou en télétravail.

4. Pour aller plus loin

Au-delà des outils de travail qui facilitent le quotidien de nos collaborateurs, l’aménagement de l’espace de travail est primordial. Afin que chaque collaborateur puisse réaliser avec efficacité ses différentes missions, nous préconisons l’aménagement d’un vrai bureau avec un siège confortable dans une pièce calme, afin de créer un environnement propice au travail dans lequel le salarié pourra se sentir comme au bureau. Cependant, nous sommes conscients que l’ensemble des salariés n’ont pas cette possibilité à leur domicile, nous proposons donc aux salariés qui le souhaitent du mobilier et du matériel supplémentaire en fonction de leurs besoins en télétravail et dans certains cas la possibilité de travailler au bureau ou au sein d’espace de coworking.

La mise en place du télétravail au sein des entreprises depuis la crise sanitaire tend à se démocratiser au-delà de cette crise. Bon nombre d’entreprises et de salariés prévoient de continuer le télétravail quelques jours par semaine, même à la fin des recommandations de télétravail préconisées par l’État. Il est donc important pour les entreprises de pouvoir organiser le télétravail, notamment grâce à la mise en place de processus mais également grâce à des outils adaptés qui facilitent le quotidien de leurs collaborateurs, qu’ils travaillent à distance ou en présentiel.

Cette liste d’outils non exhaustive est adaptée aux besoins du Groupe Ténor. Nous vous conseillons de sélectionner des outils en adéquation avec vos propres besoins, les spécificités de votre métier, vos contraintes et les attentes de vos collaborateurs.