Qu’est-ce que la transformation numérique des entreprises ?

En raison de sa démocratisation, la transformation numérique devient une priorité des entreprises cherchant à rester compétitives. Mais quelle est-elle, comment la déployer et avec quels moyens ? Autant de questions auxquels nous tâchons de répondre dans cet article, tout en vous prodiguant des conseils pour réussir votre propre transformation numérique.

La transformation numérique des entreprises est un changement profond qui affecte tous les aspects de votre entreprise, de votre culture jusqu’à vos relations avec vos clients, en passant par vos processus, votre gestion des ressources humaines, etc. Avec l’aide des technologies numériques, elle vous permet d’exprimer votre plein potentiel et d’améliorer votre efficacité, votre agilité, votre compétitivité, vos performances commerciales, etc.

Découvrez notre infographie : Les bienfaits de la transformation digitale

4 clés de la transformation numérique des entreprises

La transformation numérique des entreprises ne se cantonne pas à l’intégration d’outils numériques, mais concerne au contraire de nombreux aspects de la vie de votre entreprise. C’est un chantier conséquent que vous devez mener sur plusieurs axes, comme nous allons le voir. Heureusement, le Groupe Ténor est expert dans l’accompagnement à la transformation numérique des entreprises.

1-     Les outils numériques

La technologie numérique est tout simplement ce qui permet la transformation numérique des entreprises. Quels que soient vos besoins, il existe des outils pour y répondre. Mieux, ils travaillent parfois en synergie grâce à des connecteurs permettant de les interfacer.
Voici les principales solutions utilisées par les entreprises pour décupler leur performance. Par chance, le Groupe Ténor est expert de chacune d’entre elles !

L’ERP (Entreprise Ressource Planning)

L’ERP, aussi appelé PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré), est la clé de voute de la transformation numérique des entreprises. C’est un système d’information qui vise à centraliser l’ensemble des données et processus de votre entreprise au sein d’un même outil. Il se compose de multiples modules (fabrication, stock, comptabilité, produits, clients, etc.) qui interagissent : chaque action sur un module se répercutera automatiquement à tous les autres modules. L’ERP est gage de cohérence entre les outils, d’efficacité, de sécurité, de maîtrise des risques d’erreur, et offre de nombreuses possibilités d’automatisation.

Qui plus est, de nombreux connecteurs existent. Ils permettent d’interfacer un ERP à d’autres systèmes ou logiciels, comme un CRM, un logiciel BI, et même un site e-commerce. En cela, l’ERP est un incontournable de la transformation numérique des entreprises.

Le Groupe Ténor est le premier intégrateur de la solution ERP Divalto Infinity, et possède de ce fait une solide expertise dans ce domaine.

Le CRM (Customer Relationship Management)

« Customer Relationship Management » signifie « Gestion de la Relation Client » en français. Quand on parle de CRM dans un contexte technologique, on parle en fait d’un logiciel de gestion de la relation client et prospect. Cet outil centralise et partage toutes les données de vos clients et de vos prospects.

Il dispose de nombreux outils qui varient en fonction du logiciel choisi. Par exemple, la solution Divalto Weavy proposée par le Groupe Ténor vous offre :

• Une fonction géographique permettant d’optimiser les tournées de vos équipes commerciales ou techniques.
• Un accès au logiciel à distance (téléphone, tablette, etc.) avec possibilité par exemple de passer vos commander à distance, d’accéder à vos fiches clients, etc.
• Un outil de suivi des opportunités et de gestion de votre pipe commercial (affectation de ressources, campagnes marketing, etc.)
• Une interface de suivi de vos objectifs personnalisables.
• Etc.

En fait, le logiciel CRM vous permet de booster les performances de vos services commerciaux et techniques. Connectable à l’ERP, cette solution est centrale dans votre stratégie de transformation numérique, si votre entreprise dispose d’une flotte commerciale ou technique.

Pour aller plus loin, découvrez nos articles sur le sujet :

• Les avantages d’un outil CRM pour sa relation client
• Comment réussir l’intégration de votre projet CRM ?

Solution BI (Business Intelligence)

Une solution de Business Intelligence est un élément clé de la transformation numérique des entreprises. C’est un puissant outil d’aide à la décision dont l’action peut se résumer en 3 missions : collecter, traiter, diffuser.

Concrètement, le logiciel compile de nombreuses données, en vue de les traiter pour vous les restituer sous forme de tableaux de bord. Ces tableaux de bord peuvent ensuite être diffusés auprès des utilisateurs, suivant différentes règles (un PDG n’aura pas accès aux mêmes données que le directeur commercial par exemple).

Idéalement, une solution comme Microsoft Power BI, proposée par le Groupe Ténor, peut être connectée à certains ERP comme Divalto Infinity. Dans cet exemple, Divalto constitue diverses bases de données comme les performances commerciales de votre entreprise, vos fiches clients, etc. Une fois connecté à Microsoft Power BI, ce dernier compilera les données en vue de les restituer sous forme de tableaux de bord personnalisables intuitifs. En outre, le logiciel dispose de nombreuses fonctionnalités comme le paramétrage d’alertes, le partage facile de données, la création automatique de graphiques, et bien d’autres.

Pour y voir plus clair, découvrez notre infographie sur le sujet :  7 Fonctions des logiciels de Business Intelligence

Les solutions SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines)

Un Système d’Information des Ressources Humaines consiste en une suite logicielle, répondant à divers besoins des salariés et services de ressources humaines. Il vise à dématérialiser et à automatiser de nombreux processus RH. C’est un facilitateur pour les interactions entre le service RH et les salariés, ce qui en fait un élément de la transformation numérique qui rencontre peu de freins au sein des organisations.

Fonctionnalités du SIRH

• Gestion des congés et des absences: Les collaborateurs peuvent planifier leurs absences directement depuis un planning intégré à l’outil. La personne adéquate reçoit alors une notification et peut choisir de valider l’absence, qui sera automatiquement comptabilisée.
• Gestion des notes de frais: Ici, le collaborateur peut déclarer ses notes de frais via une interface, et y intégrer toutes les informations nécessaires, les justificatifs, etc. Cela permet une uniformisation des demandes pour l’entreprise, et une simplification des démarches pour le salarié.
• Distribution des fiches de paie: chaque mois, le salarié reçois sa fiche de paie directement sur le SIRH. Il peut alors y accéder, ainsi qu’à toutes les anciennes fiches de paie qu’il a reçues.
• Gestion des données collaborateurs : Toutes les données sur les collaborateurs, nécessaires au service RH, sont disponibles sur le SIRH, pièces justificatives comprises. Pour le service RH, c’est un gain de temps conséquent, et un gage de sécurité quant à la conservation des données. Cela peut aussi inclure le suivi de compétences, de formation, de l’organigramme, etc.

Bien sûr, ce sont là les fonctionnalités principales d’un SIRH, mais en fonction de la solution, d’autres fonctionnalités peuvent être disponibles. Quoi qu’il en soit, la gestion RH peut pleinement être intégrée à une stratégie de transformation numérique.

Pour aller plus loin, découvrez le témoignage de notre DRH : Les outils SIRH : Interview d’un Responsable des Ressources Humaines

Des solutions numériques, il en existe bien d’autres. L’important est qu’elles soient évolutives, sécurisées et compatibles avec votre infrastructure existante ou future. Pour ces raisons, il vaut mieux se rapprocher d’un intégrateur comme le Groupe Ténor, qui saura vous proposer les solutions adéquates à votre transformation numérique.

2-      La culture d’entreprise :

Avec la transformation numérique, vient une mutation profonde de la culture d’entreprise. Pas de panique ! Il n’est pas question là de remettre en cause l’aspect familial d’une organisation, ou encore les croissants du matin. En fait, c’est plutôt dans la manière d’aborder le travail et la gestion que les choses changent.

On l’a vu, avec les outils, la transformation numérique des entreprises s’appuie largement sur la technologie numérique. Or, on sait comme ce secteur est vif à l’innovation. Une entreprise ayant opéré sa transformation numérique aura tendance à chercher des outils, propices à répondre à ses besoins en matière d’efficacité. S’ils s’avèrent pertinents, elle les diffusera largement.

À ce titre, cette entreprise a tout intérêt à encourager ses employés à adopter des compétences numériques, mais aussi à chercher de l’agilité dans leur fonctionnement afin de s’adapter rapidement à de nouveaux outils et donc process.

Le travail collaboratif est aussi un aspect central de la transformation numérique des entreprises. Les outils numériques offrent de puissantes fonctionnalités en la matière, et offrent un gain d’efficacité conséquent aux entreprises qui les exploitent pleinement. D’ailleurs, le télétravail est grandement facilité par l’utilisation de tels outils.

Finalement, c’est une culture axée sur l’innovation, la collaboration, l’agilité et l’ouverture au changement qui naîtra de la transformation numérique des entreprises.

3-     La stratégie digitale

La transformation numérique touche également à votre stratégie de communication. Qu’elle le veuille ou non, toute entreprise aura une identité numérique, et donc une image numérique. Aussi est-il essentiel d’en avoir la maîtrise.

Cela se traduit par la création de pages sur divers canaux, répondant aux besoins en enjeux de l’organisation en matière d’image, de positionnement et de ciblage. Voici quelques exemples :

• Un site internet.
• Des pages sur les réseaux sociaux pertinents avec la cible et le message.
• Une voire plusieurs pages Google My Business (pour plusieurs agences).
• Un référencement sur des sites divers (annuaires, Glassdoor pour la marque employeur, etc.).
• Etc.

Pour se faire un avis sur une entreprise, la recherche en ligne est désormais un automatisme. Autant que cette recherche aboutisse sur des résultats créés par l’organisation elle-même.

4-     L’expérience client :

La transformation numérique des entreprises peut jouer un rôle essentiel dans l’expérience client.

Déjà, les outils CRM ont la capacité d’augmenter la satisfaction, du fait de leurs nombreuses fonctionnalités visant à « optimiser » la relation client. Les outils en ligne et automatisés permettent en outre de mieux maîtriser le parcours client, tout en offrant une expérience personnalisée, rapide et ergonomique.

Voici quelques exemples d’outils permettant d’améliorer l’expérience client :

• Les Chatbots permettent de répondre à la plupart des questions des prospects ou clients, et peuvent offrir des fonctionnalités supplémentaires comme la prise de rendez-vous, la mise en relation directe avec un opérateur, etc.
• Les logiciels de CRM comme décrits plus haut.
• Les outils de réalité augmentée, comme on peut le voir pour tester des couleurs de meubles, des vêtements, etc.
• Les plateformes SAV, permettant la création et le suivi de demandes d’assistance, de renseignement, etc.
• Le site e-commerce, permettant la commande en ligne sans déplacement ni échange avec un opérateur
• Etc.

Les 4 Étapes de la Transformation Numérique des entreprises :

Puisqu’elle est un changement profond pour les entreprises, la transformation numérique ne saurait être mise en œuvre sans méthodologie. Cela peut sembler un saut dans l’inconnu, mais heureusement le Groupe Ténor est là pour vous accompagner dès le départ.

1 – Analyse et Diagnostic

Réaliser un audit de votre entreprise en matière de maturité numérique est une étape essentielle. Cela vous permettra de fixer des objectifs réalistes et rationnels, d’identifier des leviers d’amélioration et de déceler des faiblesses en la matière. De quel système d’informations disposez-vous ? Quels sont vos process clé ? Quelle est l’ouverture au numérique de vos collaborateurs ? Quels types de solutions permettraient des améliorations conséquentes ?

C’est bien sûr pour vous l’occasion d’évaluer votre maturité numérique. Dit autrement, quelle place prennent les solutions numériques dans votre gestion, dans votre création de valeur et dans votre relation client ? Votre offre est-elle centrée sur l’utilisateur ?

Pour aller plus loin, découvrez notre article : Maturité numérique, où en est votre entreprise ?

2 – Planification et Définition des Objectifs

Maintenant que vous avez analysé votre situation et identifié les leviers d’action, il est temps de planifier et de budgétiser votre projet. Voici le conseil que donnait l’un de nos clients lors d’un témoignage : « Premièrement, il faut vraiment savoir ce que vous voulez, avec un cahier des charges solide. Ensuite, sans une adhésion à 100% de la Direction, le projet risque de prendre l’eau. Troisièmement le budget doit être maîtrisé, validé et cerné entre le prestataire et l’entreprise. […] ».

Découvrez le témoignage complet: 7 ans de relation avec Qiriness

C’est aussi le moment de définir vos objectifs, et de les lier à des indicateurs mesurables. C’est indispensable pour l’étape 4, à savoir le suivi et l’évaluation des solutions mises en place. C’est un classique, mais ces objectifs devraient être « SMART », à savoir Spécifiques (clairement définis), Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporellement définis.

Identifiez les ressources nécessaires, le calendrier et les responsabilités et key users pour chaque étape du processus.

3 – Mise en Œuvre et Intégration

L’intégration des solutions et processus attenant à la transformation numérique se fait idéalement dans un environnement de test maîtrisé, à échelle restreinte, avant un déploiement à grande échelle. Elle demande une implication des utilisateurs clé qui doivent être disponibles pour être des prescripteurs techniques, et effectuer des tests assidus avant le déploiement à toute l’entreprise. Cette étape dite de « recette » est essentielle, car toute problématique corrigée en amont, le sera à un coût et avec un impact largement moindre, que si la solution ou processus étaient déployés. Par exemple pour le déploiement du logiciel ERP Divalto Infinity par le Groupe Ténor, voici ce que conseillait l’un de nos clients lors d’un témoignage : « La phase de tests nous a pris beaucoup de temps, j’ai pris le temps d’expliquer à chaque responsable de service et leurs équipes, ce qui allait être mis en place afin de les mobiliser. Je leur ai demandé de lister leurs différentes utilisations de Divalto, leurs tâches quotidiennes sur l’outil et les utilisateurs concernés afin d’établir un cahier de recettes ».

Découvrez le témoignage complet : Migration de l’ERP Divalto Infinity pour Ossabois

Emporter l’adhésion de vos collaborateurs est indispensable dans un projet de transformation numérique. Il convient de leur expliquer clairement en quoi elle leur sera bénéfique, et bien entendu de les former correctement aux nouveaux outils et aux usages. Voici une astuce donnée par un client du Groupe Ténor pour le déploiement de la solution ERP Divalto Infinity : « […] Automatiser dès le départ tout ce qui est automatisable, c’est-à-dire lorsqu’il n’y a pas d’erreur sur le sujet et un risque égal à zéro. C’est beaucoup plus facile d’embarquer vos collaborateurs si, lors du démarrage, les gains de temps sont constatables immédiatement. »

Découvrez le témoignage complet: 7 ans de relation avec Qiriness

Enfin, il est primordial d’avoir des échanges réguliers et transparents dans le cas où vous seriez accompagnés d’un prestataire. Les experts de la transformation numérique des entreprises connaissent bien les pièges à éviter, et les routes à emprunter pour que le déploiement se passe au mieux.

4- Suivi et Évaluation

Pendant et après la mise en œuvre de la transformation numérique, évaluez les progrès réalisés et la pertinence des solutions mises en œuvre, en vous appuyant sur les indicateurs définis à l’étape 2. Effectuez des analyses régulières pour comprendre les résultats obtenus, ajuster vos actions si nécessaire et identifier de nouvelles opportunités d’amélioration.

Dépasser les défis de la Transformation Numérique des entreprises

1- Résistance au Changement

Le changement peut susciter de la résistance parmi les employés. Certains peuvent craindre l’incertitude ou être attachés aux méthodes traditionnelles. Voici comment les embarquer dans votre projet :

• Impliquez vos équipes dès la prise de décisions.
• Nommez une équipe référente.
• Communiquez autour de votre projet.
• Assurez la formation de vos équipes.
• Restez à l’écoute des utilisateurs.

Pour aller plus loin, découvrez notre article : Comment intégrer vos équipes dans le déploiement d’un ERP?

2- Sécurité et Confidentialité des Données

Avec la hausse du nombre et de la gravité des cyberattaques, la sécurité et la confidentialité des données sont aujourd’hui des éléments majeurs et critiques, pour lesquels il faut maîtriser au maximum les risques. Assurez-vous de mettre en place des mesures de sécurité robustes pour protéger vos données et celles de vos clients. Respectez également les réglementations en vigueur en matière de protection des données personnelles.

Dans cet article, nous faisons le tour des principales mesures à mettre en place, pour une cybersécurité efficace : 12 règles de bonnes pratiques pour votre sécurité informatique

3- Compétences et formation

La transformation numérique peut nécessiter de nouvelles compétences et connaissances au sein de votre entreprise. Certains employés peuvent avoir besoin d’être formés pour utiliser efficacement les nouvelles technologies ou adopter de nouvelles méthodes de travail. C’est pourquoi il vous faut identifier les lacunes en matière de compétences, organiser des programmes de formation, et encourager le développement professionnel pour garantir que votre équipe dispose des compétences nécessaires pour réussir dans le monde numérique.

N’hésitez pas à faire appel à votre prestataire pour cela. Le Groupe Ténor propose toujours des formations en lien avec l’intégration d’outils, de nouveaux modules ERP, etc.

Comment le Groupe Ténor vous accompagne dans votre transformation numérique ?

Le Groupe Ténor est un acteur majeur dans la transformation numérique des entreprises, présent sur tout le territoire français. Pour accompagner au mieux ses clients, les offres du Groupe Ténor s’articulent autour de 3 axes :

Solutions de gestion

Le Groupe Ténor est le premier intégrateur du logiciels ERP Divalto Infinity et du logiciel CRM Divalto Weavy. En outre, nous proposons les solutions de reporting Microsoft Power BI et de SIRH Lucca.

Création de sites web

Ténor Agence Digital propose la création de sites vitrine, e-commerce, et de plateformes intranet/extranet. À l’aide d’un connecteur développé en interne, nous interfaçons ces sites directement avec les solutions Divalto.

En outre, nous pouvons implémenter une fonctionnalité de click & collect à votre site e-commerce.

Services IT & Cloud

Ténor IT & Cloud conçoit et installe votre infrastructure informatique, mais pas seulement. Grâce à nos datacentres situés en France, nous proposons des services clouds souverains et sécurisés (sauvegardes externalisées, SaaS, connectivité/VPN, etc.).

Pour garantir votre agilité, la gestion de vos systèmes voire intégrons nos experts à votre entreprise en contrat d’infogérance.