Trop souvent assimilé à la gestion des grandes entreprises, l’ERP s’avère pourtant un puissant outil pour la gestion des PME. De nombreux éditeurs (comme notre partenaire Divalto) proposent des ERP adaptés aux PME et à leurs besoins de développement. Mais comment un ERP peut vous accompagner dans votre croissance ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

1 – Qu’est-ce qu’un ERP pour PME ?

Revenons d’abord sur les définitions de ERP et PME  :

L’ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) de son acronyme français est un logiciel qui regroupe les différentes fonctionnalités qui permettent la gestion des activités d’une entreprise de la gestion commerciale, en passant par la comptabilité, la gestion des stocks, ou le portefeuille des clients. L’ERP permet à tous les collaborateurs d’une même entreprise de travailler sur une même base de données, mise à jour en temps réel.

PME (Petites et Moyennes Entreprises) est un sigle pour nommer des entreprises dont l’effectif est inférieur à 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total de bilan n’excède pas 43 millions d’euros.

ERP et PME peuvent-ils être un duo gagnant ? Contrairement aux idées reçues, il existe sur le marché des ERP adaptés aux petites et moyennes entreprises. Il existe plusieurs types d’ERP : généralistes, spécialisés dans un secteur d’activité, adaptés à toutes les entreprises ou spécifiques aux plus petites entreprises… En tant que PME, le choix de votre ERP sera d’autant plus important, que ce dernier devra être en capacité de s’adapter non seulement à vos besoins actuels, mais aussi à vos perspectives d’évolution. Mais en tant que PME, comment savoir si vous avez besoin d’un ERP et quels sont les bénéfices que vous pouvez en attendre ?

2 – PME : Comment savoir si j’ai besoin d’un ERP ?

« Ai-je réellement besoin d’un ERP ? » est certainement une question que vous vous êtes déjà posé et que de nombreux dirigeants de PME se posent.

La réponse n’est pas si évidente car chaque entreprise à ses particularités et il sera difficile de répondre à cette question sans connaître votre gestion actuelle et vos besoins. Cependant, certains signes ne trompent pas et peuvent vous guider dans la réponse à cette question :

• Premier signe : La croissance de votre structure

Lorsqu’une entreprise connaît une croissance rapide, son système d’information peut rapidement trouver ses limites. C’est pourquoi les PME dans cette situation prennent généralement la décision d’investir dans un ERP. En effet, dans cette configuration, il est de plus en plus compliqué de poursuivre avec des processus manuels qui demandent du temps, augmentent le risque d’erreurs de saisie et suscitent une attention chronophage. Dans ce contexte, l’utilisation d’un ERP permet à l’entreprise de maîtriser sa croissance avec l’automatisation et la centralisation de ses données.

• Second signe : Le besoin d’améliorer la communication et la coordination des services

Lorsque l’utilisation d’outils non partagés et non accessibles en simultané devient difficile et freine la coordination, il est souvent nécessaire d’opter pour des outils centralisés et accessibles à tous. Un ERP offre des fonctionnalités efficaces permettant de piloter les activités et les données croisées entre plusieurs services, ce qui facilitent les échanges et la coordination au sein de votre entreprise.

• Troisième signe : La dispersion de l’information

Il est risqué pour l’entreprise que l’accès et le stockage d’un document important ou comportant des données critiques/confidentielles soit détenu par une seule personne au sein de l’entreprise, d’autant plus lorsque l’entreprise connaît une croissance et à recourt à des recrutements plus importants. L’accessibilité à l’information des autres collaborateurs de l’entreprise peut être freinée ce qui peut entraîner des retards ou des pertes d’informations. Il devient donc important dans cette situation de centraliser les données à l’aide d’un outil commun, comme un ERP, afin d’assurer la disponibilité de l’information et sa mise à jour en temps réel.

• Quatrième signe : La complexité de vos processus métier

Si les processus de votre entreprise sont complexes, l’utilisation d’outils standards peut trouver ses limites et entraîner des risques d’erreurs. Dans cette situation, il est important d’évaluer vos processus internes afin de mesurer le temps et la complexité des tâches que certains processus demandent à vos collaborateurs. Un ERP peut grandement faciliter et automatiser vos processus afin d’augmenter la productivité de vos collaborateurs et faciliter leurs tâches quotidiennes.

• Cinquième signe : Manque de visibilité sur vos performances

Si votre entreprise peine à mesurer et observer ses résultats et performances, cela peut entraîner un risque important. C’est pourquoi, l’utilisation de rapports automatiques d’analyses de données peut s’avérer efficace et facilitent la prise de décisions. L’utilisation d’un ERP vous permettra de prendre des décisions éclairées et augmentera votre capacité d’adaptation aux changements de manière optimale.

3 – Quels sont les avantages d’un ERP pour une PME ?

Après avoir évoqué les signes qui peuvent vous alerter sur un éventuel besoin d’ERP, nous allons voir les avantages que peut apporter un ERP pour une PME. Souvent, ERP et PME ne sont pas associées dans l’esprit collectif. L’ERP étant jugé trop couteux ou pas assez adapté aux activités de petites et moyennes tailles. Pourtant, nous venons de voir que les petites et moyennes entreprises peuvent éprouver le besoin d’opter pour un logiciel de gestion pour assurer leur productivité et leur croissance, mais pas que.

• Gestion centralisée de vos données et de vos processus

Comme vous l’avez certainement compris, un ERP a pour principal objectif de centraliser vos données et vos processus métier, ce qui vous permet de bénéficier d’un seul et même outil pour la gestion de votre entreprise. Tout y est accessible instantanément et à jour.

• Adaptabilité de l’ERP

Un ERP a aussi la capacité de s’adapter à vos besoins spécifiques, propres à votre entreprise ou propres à votre activité. Il sera également capable d’adaptation pour vous accompagner dans votre évolution. Ainsi, votre entreprise bénéficie d’agilité pour rester compétitive sur son marché.

• Augmentation de la productivité et réduction des coûts

Les outils ERP automatisent les tâches répétitives et chronophages, ce qui permet d’accroître votre efficacité opérationnelle et donc votre productivité tout en réduisant vos coûts.

• Facilitation de la prise de décision

Bénéficiez d’une vision à 360° de votre entreprise et de ses résultats. Vous prenez ainsi une décision de manière éclairée et ce plus rapidement.

En conclusion, la mise en place d’un ERP peut être une solution stratégique pour les PME qui ont connu une forte croissance ou qui recherchent à croître et assurer leur pérennité. Cependant, il est important de garder à l’esprit qu’un ERP est un outil qui doit être intégré à une stratégie globale dans la gestion de votre entreprise et qui doit être utilisé de manière cohérente avec les autres outils et processus déjà existants. Accessible, adaptable et personnalisable, l’ERP est un outil indispensable pour bien diriger vos activités et pérenniser votre entreprise.